为进一步贯彻落实学校关于疫情防控工作部署，优化办事流程，提升档案服务水平，满足广大师生、校友和社会对档案利用的需求，实现档案查询利用的“无接触”“零跑腿”。经研究决定：自2022年3月16日起，合肥学院档案馆将通过电子邮箱开展查档利用服务。现就通过电子邮箱开展查档服务的有关事项通知如下。
一、服务对象
1.校内单位与师生
在学校正常工作日，可持有效证明或证件随时来馆办理业务。
2.校外单位与校友
通过电子邮箱网上办理。有查档需求的单位或个人，请填写《合肥学院档案馆查档申请表》（见附件），连同相关证明材料一起打包压缩后，以查档单位名称或个人姓名为邮件主题及时发送至档案馆办公电子邮箱xdang@hfuu.edu.cn，校档案馆工作人员审核通过后依次办理。
二、服务方式
1.单位查档
填写查档《合肥学院档案馆查档申请表》，与查档单位介绍信、经办人露出面部的手持身份证拍照电子版、被查档人的身份证正反面拍照电子版、被查档人毕业证/学位证电子版电子版（如证书遗失则不必提供）打包上传后发至档案馆工作邮箱xdang@hfuu.edu.cn。
2.本人查档
填写查档《合肥学院档案馆查档申请表》，与本人露出面部的手持身份证拍照电子版、毕业证/学位证电子版（如证书遗失则不必提供）打包上传后发至档案馆工作邮箱xdang@hfuu.edu.cn。
3.委托查档
填写查档《合肥学院档案馆查档申请表》，与被委托人露出面部的手持身份证拍照电子版、委托人身份证正反面拍照电子版、委托人毕业证/学位证电子版（如证书遗失则不必提供）打包上传后发至档案馆工作邮箱xdang@hfuu.edu.cn。
三、邮件查档及其主要服务范围
1.各类学生学籍档案查询（服务个人）
学籍档案的日常调取与利用，如录取花名册、毕业证签发名单等学籍档案。
2.其他业务咨询办理（服务单位或个人）
可先咨询电话0551-62158041后办理。
四、服务时间
查档时间为每周一至周五上午8：30-11：00，下午14：30-16：00。国家法定节假日不受理查档业务。学校寒、暑假查档时间另行通知。
查档结果为加盖档案证明章的纸质复印件。
1.邮寄。纸质版办理材料经档案馆密封后默认以中国邮政快递到付的方式寄出。
2.到馆自取。校内师生、受委托办理业务的校内师生可在正常工作日随时携带相关证件到图书馆4楼档案馆401室自取。
五、温馨提示
1.自预约之日起，3个工作日之内办理完毕，请及时查收。
2.为有效沟通，提高查档效率，请务必准确填写《合肥学院档案馆查档申请表》的各项信息、保持电话畅通。
3.如有疑问请拨打电话：0551-62158041
感谢您对档案馆工作的支持和理解！
